Cordula Leonhardt • die deinen Bürokram schätzt

Da gibt es den Soloselbstständigen, der sein Business souverän im Griff hat, aber immer wieder durch organisatorische Aufgaben im Backoffice ausgebremst wird. Statt sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, verliert er wertvolle Zeit und Energie an Routinearbeiten. Viele kleine Aufgaben summieren sich schnell und blockieren Kreativität sowie mentale Kapazitäten.

Dabei geht es oft gar nicht um große oder zeitintensive Projekte. Sondern Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungseingänge überwachen, E-Mails im Blick behalten und Postfächer strukturieren, Listenpflege und Datenverwaltung, kurzfristige Recherchearbeiten.

Exakt hier setze ich an. Ich übernehme diese Aufgaben zuverlässig, behalte Deadlines im Auge und sorge dafür, dass Themen komplett aus dem Kopf verschwinden können. Auch die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden meiner Geschäftspartner gehört dazu. Ich sammele relevante Informationen, hake nach, wenn etwas fehlt, und verwalte ganze E-Mailpostfächer, sodass sich meine Auftraggeber darum nicht mehr kümmern müssen.

Auch kleine Unternehmen mit Angestellten stoßen oft an Grenzen. Urlaubszeiten, Auftragsspitzen oder personelle Engpässe führen zu Verzögerungen. Für eine zusätzliche Bürokraft mit Berufserfahrung fehlt jedoch häufig das Budget. In solchen Situationen springe ich flexibel ein und decke diese Phasen ab.

Ein weiterer Bereich, in dem ich häufig angefragt werde, ist die Einführung oder Umstellung von ERP- und CRM-Systemen. Hier unterstütze ich beim Datenabgleich, trage fehlende Informationen sorgfältig nach und stelle sicher, dass keine Daten verloren gehen.

Etwas, das Menschen ausschließlich bei mir bekommen, lässt sich schwer in einem einzigen Punkt festmachen, schließlich kenne ich nicht die Arbeitsweise aller virtuellen Assistenzen. Was mich jedoch klar von einigen unterscheidet, ist meine absolute Flexibilität. Ich verlange keine Mindestabnahme von Stunden oder Kontingenten. Meine Unterstützung passt sich exakt dem Bedarf an, egal ob es nur ein paar Minuten sind, mehrere Stunden, regelmäßig jeden Monat oder lediglich dreimal im Jahr.

Darüber hinaus habe ich eine fast übertriebene Freude an Aufgaben, die viele als monoton empfinden. Dazu gehören etwa Datenpflege, Listenmanagement oder strukturierte Arbeiten im Backoffice. Solche Tätigkeiten erfordern Konzentration, Fokus und eine gewisse Leidenschaft für Ordnung. Darin gehe ich wirklich auf. Ich arbeite diese Aufgaben zügig, präzise und mit voller Aufmerksamkeit ab. Meine Kundinnen und Kunden spiegeln mir regelmäßig meine Schnelligkeit und Effizienz zurück. Nicht selten bekomme ich dabei liebevolle Spitznamen wie „Speedy“ oder „D-Zug“.

Da bei mir alle Abläufe digital sind und ich auf automatisierte Programme setze, habe ich meine Prozesse im Griff und benötige nur wenig Aufwand. Jede Investition in gute Werkzeuge ist es mir wert, denn sie machen meine Arbeit unkompliziert und effizient.

Für die Buchhaltung nutze ich Lexware, das direkt mit meinem Geschäftskonto verknüpft ist. Dadurch habe ich nur wenige Klicks zu erledigen und die Abläufe laufen reibungslos. Für die Zeiterfassung verwende ich TimeBuzzer, ein sehr intuitives System, das inzwischen ebenfalls mit Lexware verbunden ist.

Ich darf aktuell in zwei Podcasts mitwirken. Der erste ist der BubbleCast, bei dem ich alleiniger Host bin und spannende Persönlichkeiten aus meiner LinkedIn Bubble interviewe. Der Podcast ist hörenswert, da ich bereits viele hochinteressante Gäste aus den unterschiedlichsten Branchen begrüßen durfte. Besonders faszinierend ist es zu erfahren, welche Dienstleistungen angeboten werden und mit welchen Herausforderungen Menschen in der Selbstständigkeit, beim Gründen oder im Berufsalltag umgehen müssen.

Der zweite Podcast entsteht gemeinsam mit meiner Kollegin Nina von Wichelhaus, ebenfalls virtuelle Assistenz. Hier dreht sich alles rund um das Thema Virtuelle Assistenz. Wir geben sehr persönliche Einblicke in diesen Berufszweig und sprechen über unsere Erfahrungen. Die ersten Folgen widmen sich dem Gründen, den wichtigsten Punkten, die zu beachten sind, den möglichen Dienstleistungen sowie den Herausforderungen und Freuden dieses Berufs. Mittlerweile haben wir zahlreiche Episoden mit Interviewgästen veröffentlicht. Diese sind entweder selbst virtuelle Assistenzen, die spannende Einblicke in ihr Geschäft geben, oder Expertinnen und Experten, deren Dienstleistungen besonders interessant für Virtuelle Assistenzen sind.

Netzwerken ist für mich bei LinkedIn um ein Vielfaches wichtiger als das Erstellen schicker Posts. Natürlich können gute Beiträge das eigene Netzwerk bereichern und Aufmerksamkeit erzeugen, doch nichts ersetzt den direkten und ehrlichen Austausch.

Ich sehe uns Menschen grundsätzlich als Gemeinschaft, nicht nur auf LinkedIn. Wenn wir unsere Stärken miteinander verbinden, können wir Schwachstellen ausgleichen und gemeinsam mehr erreichen. Mit echter Zusammenarbeit statt Ellbogenmentalität entsteht ein enormes Potenzial. Es geht darum, die unterschiedlichsten Fähigkeiten zusammenzubringen, aufrichtiges Interesse füreinander zu zeigen und wirklich zuzuhören. Wenn wir zusätzlich Neid und übertriebenen Stolz beiseitelassen, eröffnen sich Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was wir allein schaffen könnten.

Auf das Thema Virtuelle Assistenz bin ich durch einen Podcast aufmerksam geworden und wollte es unbedingt ausprobieren. Schon früh bin ich mit dem Motto groß geworden: „Ohne Fleiß keinen Preis“ und „Von Nichts kommt Nichts“. Meine Eltern waren mir dabei stets arbeitsame und inspirierende Vorbilder.

Von Anfang an habe ich Vollgas gegeben und mich intensiv informiert, was notwendig ist, um ein stabiles Business aufzubauen. Ich habe mir drei Monate Zeit gesetzt und alles darangesetzt, meinen eigenen Zeitplan einzuhalten. Deadlines sind für mich ein wichtiges Werkzeug, denn sie helfen mir, fokussiert zu arbeiten und konsequent zu handeln. Auch halte ich mich auf den Laufenden, was aktuelle Pain Points meiner Zielgruppe angeht und bilde mich weiter. Es hat funktioniert und läuft, das macht mich sehr glücklich.

Natürlich gehört auch immer eine gute Portion Glück dazu, denn nicht alles liegt in der eigenen Hand. Für all meine „Zur rechten Zeit am rechten Ort Momente“ bin ich zutiefst dankbar.

Anfänglich war es leichter, da ich wenige Kunden auf einmal hatte. Aber dann gab es einen Moment, in dem ich mit den Kundenthemen ins Schleudern kam. Es schlichen sich zu viele Fehler ein und manches ging leider unter. Das war etwa zwei Jahre nach meinem Businessstart, als mein Kundenstamm deutlich größer geworden war. Mir war sofort klar, dass eine neue Strategie her musste.

Ich war in zu vielen Werkzeugen und Kanälen gleichzeitig unterwegs und brauchte eine Lösung, die alles an einem Ort zusammenführt. Diese Lösung war für mich OneNote. Dort habe ich mir Schritt für Schritt ein System aufgebaut, in dem nichts mehr verloren gehen kann. Alle Aufgaben, Termine und Informationen sind gesammelt an einem Ort und ich habe jederzeit den kompletten Überblick. So kann ich schnell auf notwendige Daten zugreifen und habe alles im Griff. Auch die Einarbeitung in neue Projekte läuft reibungslos. Ob durch Videos, Prozessprotokolle oder Video Calls, alle Informationen sammele ich konsequent in OneNote und halte sie strukturiert fest.

Außerhalb der Arbeit habe ich mir angewöhnt, sehr analog und bewusst wenig digital zu leben. Sämtliche Apps sind mittlerweile von meinem Smartphone gelöscht und alle Benachrichtigungstöne ausgeschaltet.

Ich bin sehr gern in der Natur und dort täglich unterwegs. Egal, bei welchem Wetter. Mal spazierend, mal laufend oder mit dem Rad. Manchmal allein, manchmal gemeinsam mit meinem Mann, dann oft verbunden mit guten Gesprächen.

Auch das Lesen gehört für mich dazu, ganz klassisch in Papierbüchern. Darüber hinaus habe ich einen tollen Freundeskreis, mit dem wir regelmäßig Unternehmungen genießen. Ob Kino, Spielabende oder einfach nur zusammensitzen und plaudern, diese Momente sind für mich wertvoll und bereichernd.

Das ist schnell beantwortet: Nudeln mit Maggi. Dieser Geschmack begleitet mich seit meiner Kindheit und ich habe dies schon damals unglaublich gern gegessen.

Als ich meine erste eigene Wohnung hatte, war dieses „kulinarische Wunderwerk“ ein ständiger Begleiter. Es war die perfekte Mahlzeit für wenig Zeit und einen schmalen Geldbeutel. Da ich bereits mit 18 Jahren während meiner Ausbildung ausgezogen bin, war der finanzielle Spielraum begrenzt. Außerdem war ich selten zu Hause und ständig unterwegs.

Der Geschmack von Nudeln mit Maggi erinnert mich heute an all die Erlebnisse meiner Jugend, an meine neu gewonnenen Freiheiten in der ersten eigenen Wohnung und an meine gesamte Sturm und Drang Zeit.